Si tienes un negocio o eres autónomo, seguramente has escuchado que en 2025 la factura electrónica será obligatoria en España. Esta medida, impulsada por Hacienda dentro de la Ley Crea y Crece, busca mejorar la transparencia, reducir la morosidad y facilitar la digitalización de las empresas. Pero, ¿cómo te afecta esta nueva normativa? ¿Qué cambios debes hacer en tu negocio para cumplir con la ley?
Para gestionar correctamente la facturación electrónica y cumplir con la normativa, muchas empresas están recurriendo a software de gestión como los ERP. Estas herramientas no solo te permiten automatizar la facturación, sino que también ayudan en la contabilidad, la gestión de clientes y el control financiero. Si aún no sabes qué es un ERP y cómo puede ayudarte en tu negocio, te recomendamos leer este artículo: ¿Qué es un ERP y por qué es clave para tu empresa?.
¿Qué es la Factura Electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos propósitos legales y fiscales que una factura en papel. Se emite y recibe en formato electrónico, facilitando su gestión, almacenamiento y transmisión entre las partes involucradas. Este formato no solo agiliza los procesos administrativos, sino que también contribuye a la reducción del uso de papel, promoviendo prácticas más sostenibles.
¿Cuándo Será Obligatoria la Factura Electrónica para las Empresas en España?
La factura electrónica es obligatoria para todas las empresas y autónomos en España a partir de julio de 2025. Esta medida se adoptó para darles tiempo a adaptarse a la transición. La implementación de la factura electrónica obligatoria se llevará a cabo en dos fases, dependiendo del volumen de operaciones de las empresas:
- Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: Deberán adoptar la factura electrónica en el plazo de 1 año desde la aprobación del reglamento correspondiente.
- Empresas con una facturación anual igual o inferior a 8 millones de euros: Tendrán un plazo de 2 años desde la aprobación del reglamento para implementar la factura electrónica.
Es importante destacar que estos plazos comienzan a contar a partir de la aprobación del Reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece, por lo que es esencial estar atentos a las publicaciones oficiales para conocer las fechas exactas.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
- Todas las empresas y profesionales, independientemente de su forma jurídica o volumen de facturación
- Todos los proveedores de administraciones públicas
¿Qué operaciones no están obligadas a emitir facturas electrónicas?
- Las operaciones con particulares o consumidores finales, a menos que lo soliciten
- Las operaciones con organismos públicos que hayan exonerado a sus proveedores de esta obligación
- Las operaciones que se documenten mediante factura sin ser obligatoria
- Las operaciones en las que se utilice una factura simplificada
- Las operaciones con destinatarios que no tengan su sede social o un establecimiento permanente en España
Ventajas de la Factura Electrónica
La adopción de la factura electrónica ofrece múltiples beneficios para las empresas y autónomos, entre los que destacan:
- Reducción de costes: Disminuye gastos asociados a la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
- Eficiencia administrativa: Automatiza procesos, reduciendo errores y tiempos de gestión.
- Mejor control financiero: Facilita el seguimiento y control de las operaciones comerciales en tiempo real.
- Sostenibilidad: Contribuye a la protección del medio ambiente al reducir el consumo de papel.
- Transparencia y seguridad: Mejora la trazabilidad de las transacciones y reduce el riesgo de fraude.
Requisitos para Implementar la Factura Electrónica
Para adaptarse a la nueva normativa, las empresas y autónomos deberán cumplir con ciertos requisitos:
- Utilizar un software de facturación certificado: A partir del 29 de julio de 2025, los sistemas de facturación comercializados deberán cumplir con los estándares establecidos por la Agencia Tributaria.
- Garantizar la autenticidad e integridad de las facturas: Implementar mecanismos que aseguren la validez y conservación de las facturas electrónicas.
- Adaptarse a los formatos electrónicos requeridos: Emplear formatos estructurados que permitan la interoperabilidad entre sistemas.
¿Cómo se emite la factura electrónica?
La factura electrónica es obligatoria para todas las empresas y autónomos en España a partir de julio de 2025. Esta medida se adoptó para darles tiempo a adaptarse a la transición.
¿Qué Elementos Deberán Incluir Obligatoriamente los Autónomos en la Factura Electrónica?
Las facturas electrónicas deberán contener los mismos datos obligatorios que las facturas tradicionales, tales como:
- Datos fiscales del emisor y receptor.
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Importe desglosado.
Además, se prevé la inclusión de un código QR que facilite la verificación y trazabilidad de la factura, aunque los detalles específicos serán determinados en el reglamento correspondiente.
¿Qué Sucede si Utilizas un Software Obsoleto sin Soporte ni Actualización?
El uso de software de facturación obsoleto que no cumpla con los nuevos requisitos puede acarrear sanciones y dificultades en la gestión fiscal. Es fundamental que las empresas y autónomos actualicen o sustituyan sus sistemas actuales por soluciones que garanticen el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
En conclusión, la transición hacia la factura electrónica obligatoria en 2025 representa un desafío y una oportunidad para modernizar y optimizar los procesos administrativos en España. Es esencial que las empresas y autónomos se preparen adecuadamente para cumplir con la nueva normativa y aprovechar los beneficios que conlleva la digitalización.
